Vi bruger mere og mere papir

En række forskere fra the European School of Management i Paris og Psykologisk Institut ved universitetet i Hull, England, har belyst årsagerne til, at vi fastholder brugen af papir trods de mange udmeldinger om det papirløse kontor. Undersøgelsen var bestilt af printerproducenten Lexmark for at finde årsagerne til at papirforbruget stiger til trods for mere informationsteknologi.

Virksomhedernes brug af papir er tredoblet fra 1982 til 1999. Siden 1999 er forbruget steget med 20% året. Også i de kommende år forventes tilsvarende stigninger. Stigning sker på trods af vision om papirløst samfund og digitalisering af arbejdsgangene. Eller måske er digitaliseringen ligefrem en af årsagerne til det øgede forbrug af papir?

Tre hovedårsager

I rapporten konkluderes det, at den øgede brug af elektroniske medier faktisk er med til at øge virksomhedernes brug af papir. Forskerne forudsiger en yderligere stigning i forbruget.

Rapporten påpeger, at der er tre hovedårsager til, at papiret fortsat er så populært:

• fastlåste forretningsgange,
• psykologiske barrierer og
• teknologiske begrænsninger.

Lovgivningen står i vejen.

Selv om mange virksomheder arbejder målebevidst på at komme af med papirbjergene, er der en række væsentlige hindringer. Lovgivningen tvinger f.eks. virksomheder til at gemme vigtige forretningsdokumenter på papir i en længere årrække.

Psykologiske hindringer

Når mennesker foretrækker papir fordi vi fra naturens side har lært at opfatte omverdenen via vore sanser – og i særdeleshed med hjælp af gribesansen. Et elektronisk dokument er for abstrakt for mange og et fysisk dokument opleves at have en mere permanent karakter, når vi kan have det i hånden. Desuden er vi vænnet til, at vigtige meddelelser altid foreligger på papir. Til de psykologiske barrierer hører også oplevelsen af, at mistede elektroniske dokumenter er tabt for altid. Mister vi et papirdokument, siger vores logiske sans os, at det stadig eksisterer et eller andet sted.

Ny teknologi fører til brug af papir

Papir har mange fordele i forhold til de elektroniske medier, der kan benyttes i stedet. Papir har lang holdbarhed, det fungerer helt uden batterier eller stikkontakt, omkostningerne ved at benytte det er lave – og så er det let at få fat i overalt.  En stor fordel er også, at alle og enhver helt uden undervisning ved, hvordan man anvender papir. Alt sammen områder, hvor elektronikken typisk kommer til kort.

Ny teknologi gavner papiret

En undersøgelse har f.eks. vist, at papirforbruget øges med 40% ved indførelse af e-mail i virksomheder, da personalet i stor udstrækning foretrækker at læse deres ofte store mængder elektroniske post på papir.

Rapporten giver dog et vist håb for fremtiden, hvis man frygter, at papirbjergene vil vokse i al evighed. Brugen af elektronisk dokumenthåndtering lægger op til en mere intelligent måde at bruge papir på.

Kilde:  AGI 369:2 August 2003 og Lexmark.com.